Kompetensi yang Harus Dikuasai Oleh Project Manager

Posted on March 20, 2011 by budisuanda

Mengelola sebuah proyek bukan hanya berbicara teknis dan organisatoris. Manajemen Proyek merupakan pengelolaan sumbar daya manusia. Komunikasi dan teamworking yang buruk, kurangnya dukungan manajemen atau buruknya perencanaan merupakan alasan utama kegagalan. Kemampuan yang dapat menentukan kesuksesan dari sebuah proyek tergantung dari kemampuan untuk mengelola intangible skills yang lebih. Kesuksesan sebuah proyek tergantung dari siapa yang mengelolanya.

Seorang manajer proyek bertugas mengimplementasikan rencana proyek dan pelaksanaannya, selain itu juga mereka bertanggung jawab untuk membina hubungan kooperatif dengan para pihak yang terlibat baik dalam struktur horizontal maupun vertical. Jika terjadi hal yang tidak diharapkan, manajer proyek langsung menjaga dan mengantisipasi agar proyek berjalan sesuai rencana. Adakalanya mereka harus keluar jalur untuk melakukan inovasi untuk merespon peluang dan ancaman yang tak terduga (Grey&Larson, 2006).

Selain itu manajer proyek juga bertugas untuk menintegrasikan sumber daya sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah dibuat dalam perencanaan. Akan tetapi, menjadi seorang pengelola yang sukses juga harus menjadi seorang pemimpin. Banyak pengalaman berharga dari proyek-proyek sukses bahwa leadership sangat berperan dalam hal pengelolaan. Di mana kepemimpinan akan memiliki pengaruh dalam mengarahkan timnya, maupun menjalin hubungan dengan pihak luar yang terlibat didalamnya. Karena sebuah proyek akan selalu berkaitan dengan berbagai pihak, entah itu klien, anggota tim, supplier, dan sebagainya. Kepemimpinan ini juga akan dapat mengatasi hal-hal ketidakpastian yang dihadapi sebuah proyek.

Secara umum, manajer proyek akan bekerja dalam tekanan. Mereka akan berhadapan dengan manajemen prioritas baik dari segi kegiatan ataupun dari segi hubungan, demikian juga ketika terjadi suatu konflik di dalamnya yang harus diselesaikan agar tidak menganggu jalannya proyek. Karena itu dibutuhkan stamina yang kuat, manajemen emosi yang baik, dan kejernihan dalam berpikir secara mendalam dan cemerlang untuk menemukan solusi terbaik dari alternatif solusi yang ditawarkan oleh tim proyek.

Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek. Diantaranya adalah:

Budgeting and Cost Skills
Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek memiliki peran yang sangat penting. Dengan demikian manajer proyek dituntut untuk memiliki pengetahuan dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.

Time Management Skills
Perencanaan proyek membutuhkan kemampuan untuk menjadwalkan proyek. Disini manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas yang diperlukan. Selain itu manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan untuk mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.

Technical Skills
Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis biasanya di dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.

Leadership Skills
Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek. Grey&Larson (2006) memberikan contoh gaya kepemimpinan dengan memberi teladan sebagai syarat menuju manajer proyek yang efektif. Ada enam aspek yang melingkupinya, antara lain :

• Prioritas, hal ini berbicara mengenai penggunaan waktu. Manajer proyek memerlukan banyak waktu untuk mengamati sebuah pengujian kritis daripada menunggu laporan.
• Urgensi, dengan meningkatkan pola interaksi dengan tim seperti laporan dan rapat penting dengan sering akan membuat tim merasa bahwa pekerjaan ini sangat penting. Ketika tim sudah memiliki kesadaran seperti ini, maka tidak ada yang akan meremehkan suatu aktivitas di dalam proyek.
• Pemecahan masalah, manajer proyek yang aefektif akan lebih memusatkan kepada bagaimana tim dapat mengubah masalah menjadi kesempatan atau apa yang dipelajari dari suatu kesalahan untuk lebih proaktif dalam memecahkan masalah.
• Kerjasama, berbicara mengenai bagaimana manajer proyek bertindak terhadap orang luar dan memengaruhi bagaimana anggota tim berinteraksi dengan orang luar.
• Standar Kinerja, manajer proyek harus menetapkan standar yang tinggi untuk kinerja proyek melalui respon yang cepat atas kebutuhan tim, mengikuti isu-isu penting, berprinsip teguh, serta hati-hati dalam menjalankan pertemuan-pertemuan kritis.
• Etika, jika seorang manajer proyek dengan bebas menyalahgunakan atau menahan informasi penting dari manajemen atas atau pelanggan, hal ini member isyarat kepada anggota tim bahwa perilaku seperti ini dapat diterima dan dilakukan.

Tjiptono&Diana (2003) mendeskripsikan pemimpin yang baik memiliki karakteristik; tanggung jawab yang seimbang, Model peranan yang positif, memiliki keterampilan komunikasi yang baik, memiliki pengaruh yang positif, dan memiliki kemampuan untuk meyakinkan orang lain.

Resource Management and Human Relationship Skills
Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek dan merupakan sumber konflik utama yang terjadi di proyek. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.

Communication Skills
Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. Kadang, jadwal perencanaan yang sudah dibuat secara sempurna oleh manajer proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim lebih memilih bekerja dengan aturan mereka sendiri. Hal ini dikarenakan sang manajer tidak memberikan penjelasan atau mempresentasikan prosedur yang diinginkan dalam menjalankan proyek.

Negotiating Skills
Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajer proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.

Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills
Manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Bagaimanapun apa yang akan dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya akan lebih berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsif terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus dengan pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).